Worum es geht
In vielen Unternehmen wandern Informationen per Hand von einem Programm ins nächste: eine Anfrage aus dem Postfach ins CRM, eine Auftragsbestätigung in die Buchhaltung, ein Status aus der Tabelle in die Mail an den Kunden. Jeder dieser Schritte kostet ein paar Minuten und ist eine Gelegenheit für Fehler.
Prozessautomatisierung übernimmt genau diese Übergaben. Ein Ablauf startet bei einem Auslöser, etwa einer neuen Anfrage, prüft Bedingungen, überträgt Daten und meldet Ausnahmen an einen Menschen.
Typische Abläufe
- Anfragen aus Website, E-Mail oder Werbeformularen erfassen und an die richtige Person verteilen
- Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen aus vorhandenen Daten erzeugen
- Belege einsammeln, benennen und der richtigen Buchung zuordnen
- Status zwischen Programmen abgleichen, damit alle denselben Stand sehen
- Erinnerungen und Wiedervorlagen setzen, wenn etwas liegen bleibt
Wie wir das bauen
Wir arbeiten vor allem mit n8n und Make. Beide verbinden Programme über ihre Schnittstellen und lassen sich nachvollziehbar dokumentieren. Wo ein Programm keine Schnittstelle hat, prüfen wir Alternativen, bevor wir zu einer Notlösung greifen.
Jeder Ablauf bekommt eine Statuslogik: Sie sehen, welche Fälle durchgelaufen sind, welche hängen und warum. Aktionen mit Außenwirkung, etwa der Versand einer E-Mail an Kunden, können wir hinter eine Freigabe legen.
Was Automatisierung nicht ersetzt
Ein schlechter Ablauf wird durch Automatisierung nicht besser, nur schneller. Deshalb klären wir zuerst, wie der Prozess aussehen soll, und automatisieren danach. Entscheidungen mit Ermessensspielraum bleiben bei Ihrem Team, die Automatisierung bereitet sie nur vor.
Häufige Fragen
Welche Programme lassen sich verbinden?
Alle, die eine dokumentierte Schnittstelle oder Webhooks anbieten. Dazu gehören die meisten CRM-, Buchhaltungs-, Shop-, Kalender- und Mailprogramme. Ob Ihr Programm dazugehört, prüfen wir im Erstgespräch.
Wo laufen die Automatisierungen?
Je nach Anforderung in einer gehosteten Instanz von n8n oder Make oder auf einem Server, den Sie bestimmen. Die Entscheidung hängt davon ab, welche Daten verarbeitet werden und wo sie liegen dürfen.
Was passiert, wenn ein Ablauf fehlschlägt?
Fehlgeschlagene Fälle werden protokolliert und gemeldet, statt still zu verschwinden. Auf Wunsch übernehmen wir die Überwachung im Rahmen von Betrieb und Optimierung.