Warum nicht beim Werkzeug anfangen?
Wer mit der Frage startet, was sich mit einem bestimmten Werkzeug automatisieren lässt, findet immer etwas. Nur ist das selten der Ablauf, der im Alltag am meisten Zeit kostet. Wir fangen deshalb beim Geschäftsprozess an und entscheiden erst danach, welche Technik passt.
Schritt 1: Wiederkehrende Arbeit sammeln
Bitten Sie Ihr Team, eine Woche lang aufzuschreiben, welche Tätigkeiten sich wiederholen. Nicht in Stunden, sondern als einfache Liste: Was mache ich, woher kommt die Information, wohin geht sie?
Typische Kandidaten sind:
- Daten von einem Programm in ein anderes übertragen
- Dokumente erstellen, die immer ähnlich aussehen
- Status nachfragen oder weitergeben
- Belege, Anhänge oder Fotos einsammeln und zuordnen
- Erinnerungen und Nachfassungen
Schritt 2: Den Weg der Information aufzeichnen
Nehmen Sie einen Ablauf und zeichnen Sie ihn auf, so wie er wirklich läuft, nicht wie er im Handbuch steht. Wo entsteht die Information? Wer gibt sie wo ein? Wo wartet jemand? Die Stellen, an denen jemand abtippt, kopiert oder nachfragt, sind die Medienbrüche. Dort setzt Automatisierung an.
Schritt 3: Bewerten
Für jeden Ablauf helfen vier Fragen:
- Wie oft passiert er? Täglich schlägt monatlich.
- Wie regelmäßig ist er? Je weniger Sonderfälle, desto einfacher.
- Was kostet ein Fehler? Falsche Rechnungen wiegen schwerer als ein vergessener Hinweis.
- Gibt es Schnittstellen? Programme mit Schnittstellen lassen sich verbinden, alles andere braucht Umwege.
Schritt 4: Klein anfangen
Wählen Sie einen Ablauf, der häufig vorkommt, wenige Sonderfälle hat und dessen Programme Schnittstellen bieten. Automatisieren Sie ihn vollständig, mit Statuslogik und einer Meldung bei Fehlern. Ein Ablauf, der zuverlässig läuft, überzeugt Ihr Team mehr als zehn halb fertige.
Was bewusst von Hand bleibt
Nicht alles, was sich automatisieren lässt, sollte automatisiert werden. Entscheidungen mit Ermessensspielraum, heikle Kundengespräche und alles, was rechtlich eine bewusste Prüfung braucht, bleiben beim Menschen. Die Automatisierung kann sie vorbereiten, aber nicht ersetzen.
Und dann?
Wenn Sie Ihre Liste haben, sprechen wir gern im kostenlosen Erstgespräch darüber, welcher Ablauf sich als Einstieg eignet.