Wo Zeit verloren geht
Am Empfang laufen Telefon, Terminwünsche, Rezept- und Überweisungsanfragen, Rückfragen zu Unterlagen und die Post gleichzeitig auf. Vieles kommt doppelt, per Anruf, E-Mail und Kontaktformular. Das Team schreibt ab, sortiert und ruft zurück, während vor dem Tresen schon die nächsten warten.
Wie wir Praxisabläufe entlasten
Wir übernehmen keine medizinischen Aufgaben. Wir automatisieren die Verwaltung drumherum, damit mehr Zeit für Patientinnen und Patienten bleibt.
Anfragen bündeln und vorsortieren
Anfragen aus Kontaktformular, E-Mail und Rückrufwünschen landen an einer Stelle, nach Anliegen sortiert: Termin, Rezept, Unterlagen, Verwaltung. Das Team sieht, was eilt, und antwortet aus einer Übersicht statt aus mehreren Postfächern.
Termine und Erinnerungen
Terminwünsche werden vollständig erfasst und an Ihre Terminverwaltung übergeben, wenn sie eine Schnittstelle bietet. Erinnerungen und Absagen laufen automatisch, frei gewordene Termine sieht das Team ohne Nachfragen.
Dokumente und Post
Eingehende Unterlagen wie Formulare, Befundberichte oder Rechnungen werden erkannt, benannt und dem richtigen Vorgang zugeordnet. Unklare Fälle landen bei einem Menschen.
Praxisverwaltung vorbereiten
Wiederkehrende Verwaltungsarbeit wie Belege für die Buchhaltung, Labor- und Lieferantenrechnungen oder Auswertungen für die Praxisleitung wird vorbereitet. Geprüft und freigegeben wird von Ihnen.
Datenschutz in der Praxis
Gesundheitsdaten sind besonders geschützt. Deshalb klären wir vor dem Start mit Ihnen, welche Daten wo verarbeitet werden, und dokumentieren das. Behandlungsdaten bleiben in Ihrem Praxisverwaltungssystem. Für jeden beteiligten Dienstleister braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. KI kommt nur dort zum Einsatz, wo keine Patientendaten an ein Modell gehen, oder nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe.
Unser Vorgehen
- Analyse. Wir schauen uns mit Ihrem Team die Abläufe am Empfang und in der Verwaltung an: Was kommt wie herein, wo wird abgeschrieben, wo wird zurückgerufen?
- Automatisierung und KI. Wir verbinden Ihre Programme und automatisieren wiederkehrende Schritte, ohne Ihr Praxisverwaltungssystem zu ersetzen.
- Einführung. Umsetzung mit einer kurzen Einführung für das Praxisteam, alltagsnah und ohne Schulungsmarathon.
- Betrieb. Wir beobachten die automatisierten Abläufe und passen sie an, wenn sich etwas ändert.
Häufige Fragen
Müssen wir unser Praxisverwaltungssystem wechseln?
Nein. Wir verbinden die Programme, die Sie nutzen, soweit sie eine Schnittstelle oder einen Export bieten. Wo beides fehlt, setzen wir vor dem System an: bei Telefonnotizen, E-Mail und Formularen.
Beantwortet ein Assistent medizinische Fragen?
Nein. Ein Assistent kann organisatorische Fragen beantworten, etwa zu Sprechzeiten oder mitzubringenden Unterlagen, und Anliegen aufnehmen. Medizinische Fragen gehören zu Ihnen und Ihrem Team.